北辰学长说
上期给大家介绍了申请项目特殊材料的准备建议，这期就随着学长来学习一些基本的文档操作、材料寄送，最后是学长对于准备申请材料的总结建议~
基本文档处理操作
在申请时我们会遇到各种对于申请材料的要求。有些学校要求文件大小不超过 2MB ，有些要求将同类型的文件整合到一个文件。这些操作涉及到一些比较基本的 IT 技能，如果大家不会的话，会需要花很多时间精力去弄。所以在这里我给大家一些简单的技巧，可以给大家节省很多时间，并且让申请材料符合要求，最大化录取率。
Word 转 PDF
这个是一个常用的操作，在 Word 软件里面就能完成。具体可以百度。
在递交申请的时候，请注意尽量将所有的文件都统一成 PDF 格式，这样文件的排版能够得到保存，也方便招生办的工作人员合并、打印文件。
尤其需要注意的是，文书和简历都要是 PDF 版本的。有些学校的系统里面，文书只能复制文字进去，那就没有办法。其他的时候，一定要选择 PDF，这样会更好。
图片转 PDF
工具：JPG转PDF – 在线转换JPG图片至PDF格式 (jpg2pdf.com)
很多时候我们在打印店扫描出来的文件都会是图片，而申请最好是使用 PDF 文件。我们可以让打印店的员工帮忙转成 PDF，也可以自己通过这个工具转换。
如果图片格式不是 jpg，这个工具还可以选择其他图片格式。同样地，它也可以把 PDF 转换成我们所需要的图片格式。
合并 PDF
工具：合并 PDF – PDF在线合软件 (combinepdf.com)
把要合并的 PDF 文件上传上去，可以拖动调整先后顺序，合并后下载即可。
去掉 PDF 中的一页或者多页
工具：Remove pages from a PDF online (ilovepdf.com)
有个时候，PDF 文件中可能有一些空白页或者重复的页面，这个时候我们可以用这个工具去除这些多余页面。
文件压缩
工具：PDF压缩 – 在线压缩PDF文档 (pdfcompressor.com)
绝大部分学校不允许单个文件超过 5MB，一般最好把文件控制在 2 MB 以内。这时候我们就需要用到 PDF 压缩工具。这个在线工具可以很好地完成这个操作，且可以选择压缩的程度。
对于香港科技大学的申请，大家要注意的是，它的申请系统要求所有文件的大小加起来不超过 5MB，而不是单个不超过 5MB。
抬头纸制作
对于需要上传 PDF 推荐信的申请系统来说，推荐信最好是打印在学校或者公司的抬头纸上面的。
一般来讲，这个抬头纸可以在学校的小卖部买到（不过得说明一下，在小卖部买的带学校 logo 的纸严格来讲并不是官方的抬头纸，不过国外学校不会分得那么清楚），公司的话一般也很容易获得。
如果学校和公司确实没有抬头纸，也可以自己做一个。这里我提供了一个模板供大家参考，大家把相应的logo，通讯地址等信息填进去即可。
如果需要获取模板，可以 email 给我们（service@beichen.co.uk）
修改 PDF （推荐信）
有的时候，推荐人给你写过一个推荐信，不过推荐信上面的时间比较久了，或者说有些地方需要改动。重新再打印，签字，扫描会比较麻烦。这个时候可以考虑用 PDF 的编辑工具（比如 Adobe Acrobat）来修改，有个时候用 Photoshop 来修改也很方便。这个涉及到的技能比较多，不多做说明。大家可以自己学习一下，也可以直接找淘宝付费请人修改。
材料的寄送
几乎所有的英国学校都不会要求你寄送纸质材料到英国。只有少部分香港和新加坡的学校会需要。
香港的同一个学校也有不同的规定，比如 HKU 商学院基本不需要寄送材料，而其他学院则要求。疫情期间，很多项目也放宽了材料寄送的要求。
建议申请香港的同学可以致电招生的学院或者项目负责人询问清楚。注意，学校或者学院整体的招生办公室给的回复可能并不是最准确的，最好还是联系到实际负责的人。
寄送材料的话，建议使用挂号信或者顺丰国际。
总结与练习
准备材料这部分会占到整个申请的 50% 甚至 80% 的时间。
申请材料总的来说最重要的就是成绩单，申请个人陈述，简历和推荐信（按照重要性降序）。
一般来讲，我们建议先从简历开始，然后是个人陈述，最后是推荐信。写简历的过程也是在回顾、梳理自己过去几年的经历。当简历完整之后，我们就有了比较现成的素材用于写个人陈述。事实上，招生官在阅读我们的个人陈述的时候基本上也是对照着简历的。他们想从简历获得一个全景图，更全面地了解我们的经历和动机。对照着简历写个人陈述能够帮助我们站在招生官的视角，写出更好的文书。
有了文书之后，我们就可以开始写推荐信了。如果不需要我们自己写推荐信，那么可以把我们的文书发送给推荐人，让他们了解我们的申请动机，方便他们写推荐信。如果我们需要自己写，那么我们就应该在推荐信里面做到不重复文书里面的内容，并且从侧面强化我们在文书里面想要体现的个人特质和优点。
在这个阶段，冲刺名校需要我们把除成绩单之外的材料都要打磨好。大家可以请自己的亲人朋友，外教等帮助自己提高文书，必要的时候也可以寻求专业帮助。
这部分工作对大家来说会是一次很好的锻炼机会。留学申请本质上和申请工作、申请奖学金、申请项目等都差不多。它们都需要我们弄清楚自己的目标，优势和劣势，然后充分地展现我们的能力和态度。优秀的人很少是生来优秀，他们是变得优秀。而直接申请留学，就是变得优秀很好的一个途径。
通过前面的推文你已经知道了自己要准备哪些材料并如何准备，那么现在就开始给自己制定一个申请材料准备安排，并且一一搞定这些材料吧！
这个过程中，材料的归类也很重要。还记得在之前推文里我建议你建一个专属文件夹吗？现在在那个文件夹下面再建立两个子文件夹吧！
1、学校材料（存放护照扫描、成绩单、学位证、英语成绩单、扫描好的推荐信等不需要后续改动的文件）
2、文书材料（存放个人陈述、简历、推荐信文稿等会需要改动的文件）
关于一些基本的文档处理操作、材料寄送以及申请材料准备的总结就到这里，下一期学长会介绍递交申请相关内容。不要错过哦~
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